oleh Rina Fatimah

Rapat berasal dari kata benda yang artinya pertemuan atau kumpulan yang membicarakan sesuatu. Dalam pengertian luas, rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Rapat dapat dijadikan media komunikasu kelompok resmi yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun pemerinta. Rapat yang diadakan biasanya bertujuan untuk mendapatkan mufakat dari setiap pembahasan. Kata yang biasa mengikuti rapat diantaranya:

a.      Rapat akbar yakni rapat raksasa

b.      Rapat anggota yakni rapat yang diadakan untuk anggota perserikatan, partai, dan sebagainya

c.       Rapat kerja yakni rapat untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi atau rapat pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi

d.      Rapat kilat yakni rapat atau sidang yang berlangsung dengan mendadak

e.      Rapat paripurna yakni rapat lengkap anggota dan pimpinan da merupakan forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan tugas

 

Sekolah sebagai sebuah organisasi formal dibawah pranata pendidikan tak asing dengan kata rapat. Sekolah sudah biasa melakukan rapat. Rapat-rapat yang biasa diadakan sekolah yakni rapat rutin dan rapat kerja. Rapat rutin biasa diadakan minimal sebulan sekali sedangkan rapat kerja biasa dilakukan satu semester sekali. Setiap rapat yang diadakan mencakup serangkaian permasalahan-permasalahan yang dihadapi untuk dipecahkan bersama-sama. Akibatnya, rapat dilaksanakan berhari-hari. Itupun kadang-kadang pembahasan belum selesai dan keluar dari target hari yang telah ditentukan. Selain itu, perilaku negatif peserta rapat yakni tidak fokus, berbicara “ngarol-ngidul” dan tidak jelas, menyela pembicaraan peserta lain rapat.   Oleh sebab itu diperlukan satu cara atau metode agar rapat menjadi lebih efektif. Innovasi meeting atau disingkat Innomet merupakan salah satu cara atau metode agar rapat menjadi efektif. Selain itu, pembahasan di dalam rapat akan sistematis dan runut.

 

Metode Innomet, saya peroleh ketika saya mengikuti pelatihan yang diadakan oleh lembaga tempat saya bekerja. Selama mengikuti innomet, peserta rapat dibekali post it, spidol, dan kertas flipchart. Post it dan spidol digunakan untuk sebagai media menulis oleh peserta.

 

Fasilitator dibutuhkan selama innomet dilakukan. Fasilitator dapat diambil dari peserta rapat. Tugas fasilitator yakni pertama, menempelkan lima kertas flipchart pada dinding ruang. Tiap-tiap kertas flipchart menuliskan tahapan-tahapan innomet. Kedua, menempelkan post it yang telah dituliskan oleh peserta rapat pada tiap lembar flipchart sesuai dengan tahapan innomet. Ketiga, memastikan peserta tidak menyela atau memberikan pendapat terhadap pendapat dari peserta lain. Setiap pendapat atau pandangan menurut peserta wajib dituliskan pada kertas post it dan peserta lain tidak boleh menyela. Keempat, setiap kertas post it yang diberikan peserta akan dibacakan oleh fasilitator.

 

Berikut tahapan-tahapan pelaksanaan innomet:

1. Define Problem

Ini adalah tahap pertama. Pada tahap ini fasilitator menuliskan permasalahan yang akan dibahas sesuai dengan agenda rapat. Contoh “Bagaimana SDN 08 Langkahan Menjadi Sekolah Unggul di Kabupaten Aceh Utara”.

2. Current Problem and Expected Problem

Pada sesi ini peserta diminta untuk menuliskan permasalahan yang dihadapi sekolah (current problem) saat ini. Tiap-tiap peserta menuliskan di kertas post it yang telah disediakan oleh fasilitator. Setelah peserta menuliskan fasilitator akan menempelkannya pada kolom current problem. Jika terdapat tulisan yang sama ataupun mirip maka fasilitator langsung mengelompokkannya.

Setelah peserta rapat menuliskan kondisi atau permasalahan kekinian yang dihadapi sekolah selanjutnya peserta menuliskan hal-hal yang terjadi dimasa yang akan datang (expected problem) jika permasalahan atau kondisi ini dihadapi oleh sekolah.

 

3. Problem Analysis

Setiap permasalahan yang ditulis oleh peserta pada kolom current problem kemudian diklasifikasikan kedalam kelompok-kelompok berdasarkan kesamaan permasalahan missal pada current problem peserta menuliskan: guru-guru tidak disiplin, guru jarang membuat RPP dll. Kedua masalah tersebut bisa dikelompokkan kedalam kelompok masalah manajemen sekolah.

 

Masalah-masalah yang telah dikelompokkan tersebut kemudian di vote. Innomet menyebutnya fish to five. Cara pengambilan votingnya dengan menggunakan jari. Skalanya tidak setuju hingga sangat setuju, mulai dari kepalan tangan yang mengartikan tidak setuju hingga peserta menunjukkan kelima jarinya yang mengartikan sangat sangat setuju. Contoh adanya guru-guru yang tidak disiplin menyebabkan sekolah menjadi tidak unggul?. Apabila peserta menyatakan tidak setuju, maka peserta menunjukkan kepalan tangan. Sebaliknya, peserta setuju maka peserta bisa menunjukkan satu jari atau dua jari. Jika sangat-sangat setuju maka peserta menunjukkan kelima jarinya. Selanjutnya fasilitator akan menghitung jumlah jari yang ditunjukkan oleh peserta.

4. Cause Analysis

Kegiatan fish to five akan menunjukkan inti dari masalah berdasarkan suara yang diberikan oleh peserta. Setelah inti permasalahan ditemukan, fasilitator meminta peserta untuk menuliskan penyebab dari inti permasalahan tersebut hingga 7 penyebabnya. Contoh inti permasalahan: guru tidak disipli. Fasilitator akan menanyakan kepada peserta mengapa guru tidak disiplin? Peserta menuliskan karena kurangnya motivasi mengajar. Fasilitator menanyakan kembali mengapa kurangnya motivasi mengajar? Peserta menuliskan karena tidak ada pilihan profesi yang lain selain mengajar, dan seterusnya.

 

5. Finding Solution

Sesi ini merupakan sesi penemuan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut dalam bentuk program. Setiap peserta rapat wajib menuliskan solusi di kertas post it.

 

6. JCT Matrix

JCT Matrix yakni mengelompokkan program-program yang telah berdasarkan tabel: penting-mendesak, penting-tidak mendesak, tidak penting-mendesak, tidak penting-tidak mendesak.

 

Innomet sangat mudah dilakukan, tidak dibutuhkan keterampilan khusus untuk menguasai metode innomet ini. Setiap rapat yang dilaksanakan pastinya membutuhkan solusi, kesepakatan/kemufakatan, dan yang paling penting adalah adanya komitmen melaksanakan hasil rapat. Selamat melakukan innomet!